Claim Management
Das Geld liegt im Sperrlager.
Warum ungeklärte Lieferabweichungen kein reines Qualitätsthema sind, sondern eine der schnellsten Renditen im Einkauf.
Für wen dieser Baustein ist
Für Geschäftsführer, Einkaufs- und Produktionsverantwortliche in Industrieunternehmen, Maschinen- und Anlagenbau, produzierender Mittelstand. Sie erkennen Ihre Situation vermutlich an einem dieser Punkte:
- 01Der Sperrbestand wächst, und keiner kann sagen, was mit dem Material eigentlich passieren soll.
- 02Lieferverzug ist Alltag, und die Fertigung schimpft auf die Lieferanten.
- 03Liquidität ist gebunden, in Beständen, die sich nicht auflösen. Am Ende drohen Strafzahlungen an die eigenen Kunden.
Wenn Sie sich hier wiederfinden, liegt die Ursache selten dort, wo alle hinschauen. Sie liegt im eigenen Haus, in einem Prozess, den es so nicht gibt.
01
Das Problem.
Material liegt im Sperrlager. Eine Qualitätsmeldung ist im ERP hinterlegt, aber es gibt keine stichhaltige Beschreibung der Abweichung, und der Lieferant weiß von nichts.
Der Lieferant kann nicht nachbessern, was er nie erfahren hat.
Die Kostenkette
- 01Rügefrist läuft ab, weder verbauen noch reklamieren.
- 02Neu bestellen oder teuer nacharbeiten.
- 03Oder jemand verbaut das gesperrte Teil, das Bohrbild passt nicht.
- 04Jetzt steht die Fertigung.
- 05Termine kippen, die eigene Lieferfähigkeit gerät in Gefahr.
02
Die Ursache: Lagerdenken statt Blick fürs Ganze.
Jeder erledigt sein To-Do, „Kreuz gemacht, gesperrt, fertig." Niemand fühlt sich für den Raum dazwischen verantwortlich.
"Der Einkauf denkt, mit der Lieferung sei sein Teil erledigt. Die Fertigung will das Teil nur verbauen. Und dazwischen ist etwas passiert, das prozessual niemandem gehört."
03
Die Lösung.
Bestandsaufnahme mit Checkliste. Schnittstellen per Flowchart sichtbar machen. Standards und Formatvorlagen für Mangelanzeige und 8D-Report, und vor allem: mit den Menschen reden.
Checkliste vor Ort
- Abweichung dokumentiert, Soll, Ist, Bild?
- Standard zum Adressieren des Lieferanten?
- Lieferant informiert?
- Material kenntlich gesperrt?
- Gibt es überhaupt eine Regelung, oder läuft es „by luck“?
04
Haltung: Partnerschaft, nicht Härte.
Claim Management ist kein Auspressen des Lieferanten, sondern gemeinsame Ursachenbehebung. Der Lieferant ist Teil der Lösung, nicht das Ziel eines Schuldspruchs.
Wenn der Lieferant das Problem nicht mehr hat, habe ich es auch nicht mehr.
05
Vorgehen & Wirtschaftlichkeit.
Phase 1
Claim Check-up
Bestandsaufnahme des Prozesses, offene Fälle sichten, Schnittstellen kartieren.
Mehr +Weniger −
Potenzialanalyse, Methodencheck, Standards prüfen. Bestandsaufnahme mit einer Checkliste, die im Alltag wirklich benutzt wird. Ergebnis: Sichtbarkeit auf das, was liegen bleibt, plus Erste-Hilfe-Maßnahmen, um das Potenzial zu bergen.
Phase 2
Best Practice vor Ort
Standards etablieren, Formatvorlagen einführen, gemeinsam mit dem Team üben.
Mehr +Weniger −
Umsetzung direkt im Team, im Tagesgeschäft, nicht von oben aufs Projekt. Schnittstellen entlang des Materialflusses sichtbar machen, Standards und Formatvorlagen einführen (Mangelanzeige, Standardanschreiben, 8D-Report). Und vor allem: mit den Menschen reden.
Phase 3
Check-up-Calls
Regelmäßiges Nachhalten. Der Standard bleibt, weil jemand dranbleibt.
Mehr +Weniger −
Regelmäßige Abstimmung, damit die Arbeit nicht vergebens war: Wird der Standard gehalten? Was lässt sich verbessern? Der Schlendrian schleicht sich sonst wieder ein, deshalb wird nachgehalten und der Prozess weiter geschärft.
4×
Ein stabiler Claim-Prozess holt in einem halben Jahr das Vierfache des Einsatzes zurück.
¼ Mio.
In einem Fall allein über konsequente Rechnungs- und Reklamationsprüfung im Spiel.
0 €
Über eine Pauschale je berechtigtem Claim finanzierte sich die Position selbst.
Ehrlich gesagt
Es braucht Substanz im Materialfluss. Beim ganz kleinen Betrieb rechnet es sich nicht, das sage ich vorher, nicht hinterher.
06
Der Einstieg: die Claim-Scorecard.
Der Einstieg
Erst messen, dann handeln.
Wer zuerst wissen will, wo er steht, startet mit der Scorecard: eine Ist-Standserhebung, die die Robustheit des Claim-Prozesses bewertet, über Erfolgsquote, Bearbeitungszeit und Netto-Kosten pro Claim. Das Ergebnis passt auf wenige Seiten: eine Einordnung in Quadranten, eine Ampel und eine priorisierte Maßnahmenliste. Danach ist klar, wo angesetzt werden muss.
07
Das Whitepaper.
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Das Geld liegt im Sperrlager.
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Häufige Fragen